Według raportu IBM 2024 X‑Force Threat Intelligence Index, cyberprzestępcy coraz częściej wykorzystują tożsamości i dane uwierzytelniające – udział tego typu ataków (np. wykorzystanie prawidłowych kont) wzrósł o 71% rok do roku i stanowił ok. 30% wszystkich incydentów w 2023 roku [źródło: ibm.com].

Z kolei według Cisco 2025 Cybersecurity Readiness Index, aż 51% firm zezwala pracownikom na używanie niezatwierdzonych narzędzi (np. AI czy aplikacji zewnętrznych), co zwiększa ryzyko naruszeń – jednocześnie prawie połowa pracowników omija firmowe zabezpieczenia co najmniej raz w tygodniu.[źródło https://news-blogs.cisco.com/emea/pl/2025/05/28/cisco-cybersecurity-readiness-index-2025-niepokojace-braki-w-gotowosci-polskich-firm-na-cyberzagrozenia-w-dobie-rozwoju-ai/ ]

Te doniesienia jasno pokazują, że zagrożenia związane z tożsamością i zachowaniem pracowników są dziś jednym z głównych wyzwań w cyberbezpieczeństwie.

Jakie dane gromadzą firmy?

Firmy gromadzą różne dane w celu prowadzenia działalności, analizowania rynku, personalizowania usług czy też kierowania reklam. Są to na przykład dane osobowe klientów, takie jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu czy adres e-mail, dotyczące transakcji, historii zakupów, preferencji czy zachowań na stronach internetowych.

 

Dane wrażliwe to szczególne kategorie danych osobowych, które mogą ujawnić informacje na temat:

• pochodzenia rasowego lub etnicznego,
• przekonań politycznych,
• przekonań religijnych lub filozoficznych,
• przynależności do związków zawodowych,
• zdrowia,
• życia seksualnego,
• orientacji seksualnej osoby.

 

Tego typu dane wymagają szczególnej ostrożności i dodatkowych zabezpieczeń. Ich nieuprawnione przetwarzanie może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno dla osób, jak i dla organizacji.

 

Dlaczego ochrona danych jest ważna?

Bezpieczeństwo danych osobowych jest istotne z co najmniej kilku powodów:

1. Prywatność — każda osoba ma prawo do kontroli swoich danych osobowych, chroniąc je przed dostępem przez nieuprawnione osoby.
2. Bezpieczeństwo — dane mogą zostać użyte na przykład do kradzieży tożsamości, oszustw finansowych czy cyberataków.
3. Zgodność z prawem — w krajach UE obowiązuje ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), które nakłada na firmy i organizacje obowiązek właściwego przetwarzania danych osobowych. Przestrzeganie tych przepisów pozwala uniknąć kar i konsekwencji prawnych.”
4. Budowanie zaufania — firmy, które dbają o ochronę danych swoich klientów, zyskują ich zaufanie, co jest kluczowe dla utrzymania dobrych relacji biznesowych i rozwoju przedsiębiorstwa.
5. Etyka — chroniąc dane osobowe, firmy i organizacje wykazują szacunek dla prywatności swoich klientów oraz pracowników. Stanowi element odpowiedzialności biznesowej.

Dane osobowe a RODO – obowiązki firm

Bezpieczeństwo danych w firmie jest ściśle powiązane z przestrzeganiem RODO, które wprowadza szereg wymogów dotyczących ochrony prywatności klientów i pracowników. Zgodnie z RODO, firma jest zobowiązana, aby:

• przetwarzać dane tylko wtedy, gdy ma do tego podstawy prawne,
• informować osoby o celu i zakresie przetwarzania,
• zapewniać adekwatne środki ochrony danych,
• dokumentować swoje działania i reagować na incydenty.

W praktyce oznacza to m.in. konieczność:

• prowadzenia polityki prywatności,
• uzyskiwania zgód (jeśli są wymagane),
• ograniczenia dostępu do danych tylko do osób upoważnionych,
• powołania inspektora ochrony danych (IOD), jeśli przetwarza się dane w dużym zakresie.

Jak zapewnić bezpieczeństwo danych firmy?

Zapewnienie bezpieczeństwa danych firmy wymaga wdrożenia szeregu środków technicznych i organizacyjnych. Mają one na celu chronienie informacji przed nieuprawnionym dostępem utratą, uszkodzeniem czy kradzieżą. Oto kilka kluczowych działań, które można podjąć:

• Opracowanie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych — tworzenie jasnych wytycznych, w tym zasad dotyczących przechowywania, przetwarzania, udostępniania i usuwania informacji.
• Szkolenia pracowników — prowadzenie regularnych szkoleń dla pracowników z zakresu bezpieczeństwa danych, aby zwiększyć świadomość zagrożeń oraz stosowanie/wprowadzenie najlepszych praktyk.
• Zarządzanie dostępem — ograniczenie dostępu do danych tylko dla osób, które potrzebują ich do realizacji swoich obowiązków. Wdrożenie systemów autoryzacji i uwierzytelniania, w tym dwuskładnikowego, znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa.
• Szyfrowanie danych — zastosowanie szyfrowania, zarówno dla danych przechowywanych, jak i przesyłanych, aby chronić je przed nieuprawnionym dostępem.
• Tworzenie kopii zapasowych — regularne wykonywanie kopii zapasowych danych w celu zapewnienia ich odzyskiwania w przypadku utraty, uszkodzenia czy ataku.
• Aktualizacja oprogramowania — regularne instalowanie aktualizacji oraz poprawek bezpieczeństwa znacząco zmniejsza ryzyko wykorzystania luk w oprogramowaniu przez cyberprzestępców. Warto także korzystać z zaufanego oprogramowania antywirusowego, które zapewni dodatkową warstwę ochrony przed złośliwym oprogramowaniem i innymi zagrożeniami.
• Monitorowanie i audyty — stałe monitorowanie i przeglądanie systemów oraz procedur ochrony danych w celu wykrywania potencjalnych zagrożeń i luk, a także przeprowadzanie regularnych audytów bezpieczeństwa, które pozwalają ocenić skuteczność stosowanych zabezpieczeń.
• Plan reagowania na incydenty — opracowanie planu reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem danych, który określa procedury, jakie należy podjąć w przypadku naruszenia danych czy innych zagrożeń.

 

Co z dokumentami papierowymi?

Zabezpieczenie danych w firmie obejmuje również ochronę dokumentów papierowych. Ważne jest, aby odpowiednio przechowywać takie dokumenty, ograniczyć dostęp do nich oraz stosować procedury związane z ich niszczeniem.

W tym celu można wprowadzić następujące działania: przechowywanie ważnych dokumentów w zamkniętych szafach lub sejfach, udzielanie dostępu do nich tylko upoważnionym osobom, stosowanie systemu zarządzania dokumentacją w celu monitorowania ruchu i przechowywania dokumentów.

 

Warto wprowadzić w życie także kilka podstawowych zasad, które wymienione są poniżej.

• Zasada „czystego kosza”. Regularne niszczenie dokumentów, które nie są już potrzebne, poprzez odpowiednie utylizowanie, na przykład za pomocą niszczarek do papieru. W przypadku większej ilości dokumentów, można skorzystać z usług specjalistycznych firm, które oferują bezpieczne i profesjonalne niszczenie dokumentów. Dzięki temu można otrzymać certyfikat potwierdzający utylizację, co jest niezwykle pomocne podczas audytów czy kontroli.
• Zasada „czystego ekranu”. Tylko jedna osoba powinna widzieć monitor komputera. Należy ustawić gow odpowiedni sposób lub skorzystać ze specjalnej nakładki na ekran. Jeśli trzeba odejść od komputera, należy zablokować go, korzystając ze skrótu klawiszowego WIN + L.
• Zasada „czystego biurka”. Dokumenty służbowe należy przechowywać poza dostępem osób postronnych. Należy pamiętać, aby pozakończeniu pracy, nie zostawiać ich w widocznym miejscu.
• Zasada „czystego druku”. Nie należy zostawiać dokumentów z danymi osobowymi w drukarce.

Social media – zagrożenia danych firmowych

Aktywność w social mediach stanowi nie tylko zagrożenie dla prywatności użytkownika, ale i dla prywatności firmowych danych. Logując się do profili ze służbowego sprzętu i prowadząc komunikację biznesową na portalach społecznościowych można narazić na ryzyko również dane organizacji. Należy mieć na uwadze, że poprzez działania w mediach społecznościowych, można zwiększyć prawdopodobieństwo udanych ataków cyberprzestępców na użytkownika/ firmę czy organizację. Dotyczyć to może m.in. ataków związanych ze złośliwym oprogramowaniem, ransomware, ataków phishingowych, vishingowych, jak i wielu innych. Należy działać świadomie i zwracać uwagę na to, czym dzieli się w sieci, zgodnie z zasadą: co raz zostaje wrzucone do Internetu, zostaje tam na zawsze, dlatego zasady korzystania z mediów społecznościowych powinny być jasno określone w regulaminie wewnętrznym firmy.

Skutki wycieków danych osobowych zgromadzonych przez firmę

Wycieki z kategorii danych osobowych zgromadzonych przez firmę mogą prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla samej organizacji, jak i dla osób, których dane dotyczą. Mogą to być:

• Utrata zaufania klientów i reputacji – wyciek danych może zaszkodzić wizerunkowi firmy, ponieważ klienci mogą zacząć postrzegać ją jako nieodpowiedzialną lub niekompetentną.
• Konsekwencje finansowe – związane z kosztami naprawy systemów informatycznych, wypłatą odszkodowań dla poszkodowanych osób czy poniesieniem kosztów związanych z nałożonymi karami.
• Kary prawne – wynikające z naruszenia przepisów o ochronie danych (np. RODO), które mogą skutkować grzywnami sięgającymi nawet milionów euro.
• Incydenty związane z cyberbezpieczeństwem – ujawnienie słabości systemów może prowadzić do kolejnych ataków cyberprzestępców.
• Naruszenie prywatności – w tym kradzież tożsamości, oszustwa finansowe czy inne formy nielegalnego wykorzystania danych przez osoby trzecie.
• Zmniejszenie konkurencyjności – wyciek wrażliwych informacji, takich jak dane klientów, strategie biznesowe czy tajemnice handlowe, może prowadzić do utraty przewagi konkurencyjnej.
• Utrata kontroli nad danymi – brak właściwego zabezpieczenia może skutkować nieautoryzowanym dostępem do danych zarówno cyfrowych, jak i papierowych dokumentów.
• Odpowiedzialne zarządzanie informacjami – wdrożenie odpowiednich procedur, regularne szkolenia i stosowanie ścisłych zabezpieczeń minimalizuje ryzyko wycieku oraz pozwala utrzymać zaufanie klientów i pozycję firmy na rynku.

 

Przedstawione skutki wycieków danych osobowych pokazują, jak poważne konsekwencje mogą one mieć zarówno dla organizacji, jak i dla osób, których dane dotyczą. Dlatego działania firm w zakresie ochrony danych powinny wykraczać poza podstawowe środki ostrożności i obejmować m.in.:

• opracowanie szczegółowych procedur bezpieczeństwa,
• regularne szkolenia dla pracowników,
• wdrożenie skutecznych mechanizmów kontroli dostępu,
• oraz stałe monitorowanie systemów pod kątem potencjalnych zagrożeń.

 

Tylko kompleksowe podejście do zarządzania informacjami pozwala zminimalizować ryzyko wycieku danych i jego negatywnych skutków.

Bezpieczeństwo danych w firmie to gra zespołowa. Wymaga inwestycji w technologie, budowania świadomości pracowników i regularnego przeglądu procesów. To jeden z fundamentów współczesnego biznesu – kluczowy dla utrzymania zaufania klientów i stabilności operacyjnej.

 

Artykuł wyraża jedynie poglądy autorów i nie może być utożsamiany
z oficjalnym stanowiskiem Ministra Cyfryzacji.