Komunikacja cyfrowa wiąże się z wieloma zagrożeniami dla organizacji, dlatego wybierając odpowiednie rozwiązania, należy również uwzględnić konieczność ochrony wrażliwych danych, które nie mogą być udostępniane osobom nieupoważnionym.

Jednym z kluczowych elementów, które mogą podnieść bezpieczeństwo w organizacji jest zapewnienie bezpiecznego i szyfrowanego połączenia z zasobami firmy. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest VPN (Virtual Private Network), czyli bezpieczny, szyfrowany tunel tworzony w publicznej sieci, prowadzący do sieci firmowej i zezwalający na łączenie się urządzenia z zasobami firmowymi tak, jakby znajdował się w sieci lokalnej, a całe połączenie jest szyfrowane. Jest to szczególnie ważne w organizacjach, gdzie pracownicy łączą się zdalnie z zasobami w firmie.

Korzyści jakie niesie ze sobą firmowy VPN:

• zapewnia bezpieczne i szyfrowane połączenie z zasobami firmowymi przez niezabezpieczone kanały komunikacji,

• chroni wewnętrzne firmowe zasoby i aplikacje przed nieautoryzowanym dostępem,

• ułatwia zarządzanie dostępem i uprawnieniami,

• chroni przed potencjalnym szpiegostwem przemysłowym i nieuczciwymi działaniami konkurencji.

Aby zagwarantować sprawną i bezpieczną wymianę informacji, organizacje powinny również wdrożyć odpowiednie dla siebie platformy komunikacyjne, które oferują szyfrowanie komunikacji pomiędzy użytkownikami, zabezpieczając tym samym dane przed nieautoryzowanym dostępem. Szyfrowanie „koniec-do-końca” (end-to-end encryption, E2E) zapewnia poufność i bezpieczeństwo danych uniemożliwiając stronom trzecim dostęp do nich podczas ich przesyłania między użytkownikami.

Warto również zwrócić uwagę na systemy umożliwiające autoryzację użytkowników oraz zarządzanie dostępem do informacji, co znacząco minimalizuje ryzyko wycieku danych. Wprowadzenie mechanizmów zabezpieczeń, takich jak dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA), zwiększa poziom bezpieczeństwa danych, zapewniając, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do krytycznych informacji.

Kolejnym elementem, który wpływa na bezpieczeństwo komunikacji w firmie to efektywne zarządzanie dostępem do informacji. Obejmuje ono także polityki nadawania minimalnych uprawnień (principle of least privilege), które zapewniają, że użytkownicy mają dostęp jedynie do tych zasobów, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków. Centralne zarządzanie rolami i uprawnieniami pozwala na bieżąco monitorować i dostosowywać poziomy dostępu w zależności od potrzeb i zmian w organizacji.

Kolejna ważna zasada to rozdzielanie spraw służbowych od spraw prywatnych. W tym celu rekomenduje się stworzenie jasnych polityk, które będą określać zasady korzystania z urządzeń i kont służbowych i prywatnych. Każdy pracownik powinien mieć osobno konto służbowe (m.in. poczta e-mail, aplikacje biznesowe), a konta prywatne wykorzystywać tylko i wyłącznie do celów osobistych.

Żadne rozwiązania technologiczne nie zapewnią organizacji pełnej ochrony przed zagrożeniami i cyberatakami. Regularne szkolenia pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa oraz podnoszenie kompetencji w tym obszarze stanowią dodatkowe filary budujące bezpieczne środowisko pracy.

Praktyczne wskazówki dla pracownika

Bezpieczeństwo komunikacji w organizacji to nie tylko odpowiednio dobrane narzędzia i wprowadzane przez pracodawcę przepisy i polityki. Poniżej kilka praktycznych wskazówek, które warto wdrożyć, aby uniknąć zagrożeń i cyberataków skierowanych na organizację.

Korzystanie z bezpiecznych narzędzi

• • Komunikuj się za pomocą narzędzi zatwierdzonych przez firmę, najlepiej oferującymi szyfrowanie end-to-end . Nie korzystaj z prywatnych kont oraz urządzeń do wysyłania i odbierania poczty firmowej.
•  

Podpis cyfrowy i szyfrowanie danych

• • Rozważ używanie podpisów cyfrowych do weryfikacji autentyczności wiadomości e-mail. Podpis cyfrowy potwierdza tożsamość nadawcy i zapewnia integralność wiadomości. Wykorzystaj certyfikaty cyfrowe wydawane przez zaufane jednostki certyfikujące.
•  
• • Stosuj szyfrowanie (np. za pomocą PGP lub S/MIME), aby zapewnić poufność przesyłanych wiadomości. Korzystaj z narzędzi i programów, które wspierają szyfrowanie.  
•  
• • Korzystaj z opcji szyfrowania end-to-end, jeśli jest dostępna w narzędziu komunikacyjnym. Szyfrowanie gwarantuje, że tylko odbiorca posiadający odpowiedni klucz może odczytać treść wiadomości.
•  
• • Używaj narzędzi do szyfrowania plików i dysków, zwłaszcza, jeśli zawierają wrażliwe dane.
•  
• • Korzystaj tylko z takich narzędzi, na które zezwala Twój pracodawca.
•  

Zarządzanie hasłami i dostępem

• • Używaj długich i silnych haseł, stosuj zasadę jedno hasło do jednej usługi. Jak tworzyć takie hasła? Dowiesz się tego z materiału CERTPolska "Bezpieczne hasła"
•  
• • Włącz dwuskładnikowe uwierzytelnianie, aby dodatkowo zabezpieczyć swoje konta.
•  

Weryfikacja tożsamości i treści

• • Zawsze sprawdzaj adres e-mail nadawcy. Zwracaj uwagę na nietypowe domeny lub literówki w adresach e-mail, które mogą wskazywać na próbę phishingu. Pamiętaj, że na „zaufanej” domenie (adresie) również mogą znajdować się fałszywe formularze logowania (domena mogła zostać przejęta przez cyberprzestępców).
•  
• • Dokładnie sprawdzaj adres e-mail osoby, do której chcesz wysłać wiadomość. Dzięki temu przesyłane przez Ciebie dane nie wpadną w niepowołane ręce.
•  
• • Postępuj ostrożnie z załącznikami i linkami, które otrzymujesz w wiadomościach. Dokładnie sprawdzaj treść wiadomości, a w razie wątpliwości zadzwoń do nadawcy i zweryfikuj autentyczność wiadomości.
•  
• • Przed otwarciem załączników, przeskanuj je oprogramowaniem antywirusowym. Pamiętaj, że e-maile od klienta / kontrahenta mogą zawierać złośliwe załączniki (jego skrzynka mogła zostać przejęta przez przestępców).
•  

Bezpieczne praktyki komunikacyjne

• • Przy wysyłaniu wiadomości do wielu odbiorców, korzystaj z opcji UDW. Pomaga to w ochronie prywatności odbiorców i minimalizuje ryzyko ujawnienia adresów e-mail osobom trzecim.
•  
• • Usuwaj lub archiwizuj stare wiadomości i czaty, zwłaszcza gdy zawierają wrażliwe informacje.
•  

Bezpieczne przechowywanie danych

• • Przechowuj dokumenty w zatwierdzonych przez organizację usługach danych, które oferują szyfrowanie.
•  
• • Przechowuj wrażliwe dokumenty na lokalnych dyskach twardych zaszyfrowanych odpowiednimi programami.
•  

Zarządzanie kluczami szyfrującymi

• • Przechowuj swoje klucze szyfrujące i certyfikaty w bezpiecznych miejscach, takich jak zaszyfrowane magazyny kluczy.
•  

Reagowanie na incydenty

• • Jeśli otrzymasz nietypową wiadomość, stwierdzisz jakieś nieprawidłowości w funkcjonowaniu Twojego urządzenia lub otrzymasz powiadomienie o podejrzanej j aktywności na swoim koncie służbowym, zgłoś to do swojego działu IT.

Projekt finansowany ze środków Ministra Cyfryzacji.

• Artykuł wyraża jedynie poglądy autorów i nie może być utożsamiany z oficjalnym stanowiskiem Ministra Cyfryzacji.