Podstawowym krokiem do zapewnienia bezpieczeństwa wideokonferencji i spotkań online jest wybór aplikacji i oprogramowania, za pomocą którego będą one realizowane. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, jak dostawcy traktują bezpieczeństwo i czy przestrzegają najlepszych praktyk, takich jak regularne oceny zabezpieczeń i terminowe aktualizacje, a także czy zapewniają szyfrowanie udostępnianych danych.
Choć środki techniczne odgrywają kluczową rolę, równie istotne jest edukowanie pracowników w kwestiach bezpieczeństwa cyfrowego. Poniżej kilka wskazówek, jak zadbać o bezpieczeństwo podczas wideokonferencji i spotkań online.
- Zadbaj o aktualizację sprzętu i oprogramowania
Upewnij się, że korzystasz z najnowszej wersji oprogramowania. Im nowsze i bardziej zaktualizowane oprogramowanie, tym większe bezpieczeństwo użytkownika. Eksperci zalecają włączenie automatycznej aktualizacji i każdorazowe zamykanie programów po zakończeniu pracy. Niektóre z nich aktualizują się po ponownym uruchomieniu.
- Skonfiguruj ustawienia audio/wideo
Ustaw w swoich preferencjach wyciszanie mikrofonu i wyłączanie wideo, podczas dołączania do spotkania i włączanie ich tylko wtedy, gdy są potrzebne. Dla większego bezpieczeństwa rozważ zaślepienie obiektywu kamery internetowej specjalną osłoną w momencie, kiedy z niej nie korzystasz.
- Sprawdź, co znajduje się w Twoim otoczeniu
Jeśli decydujesz się na włączenie kamery internetowej, dobrze jest skontrolować, co znajduje się w tle. Czy nie ma tam żadnych osobistych ani wrażliwych przedmiotów, czy danych których nie chcesz pokazywać wszystkim podczas połączenia? Niektóre programy do obsługi wideokonferencji pozwalają na rozmycie lub ustawienie wirtualnego tła, dzięki czemu inni uczestnicy konferencji nie widzą tego, co znajduje się w tle za Tobą.
- Nie udostępniaj zaproszeń osobom trzecim
Link do spotkania jest swego rodzaju jest biletem wstępu; inni mogą do niego dołączyć, jeśli ktoś udostępni im zaproszenie. Nawet jeśli współpracownik potrzebuje tego linku, o wiele prościej i bezpieczniej będzie poprosić organizatora konferencji o indywidualne zaproszenie dla niego.
- Nie rób zrzutów ekranu
Specjaliści są zdania, że nie należy robić ani udostępniać zrzutów ekranu z wideokonferencji. W ten sposób możesz przypadkowo udostępnić poufne informacje, które nie powinny być dostępne publicznie.
Organizowanie spotkań i prowadzenie wideokonferencji
Zapewnienie bezpieczeństwa podczas spotkań i wideokonferencji w dużym stopniu zależy od osoby, która je organizuje. Sprawdź, co zrobić, aby były one bezpieczne.
- Zabezpiecz dostęp do spotkania tylko dla wybranych osób
Użyj funkcji hasła lub unikalnych linków do zaproszeń, aby ograniczyć dostęp do spotkania tylko dla uprawnionych uczestników. Nie publikuj linków do spotkań publicznie, a jeśli to możliwe, skorzystaj z funkcji rejestrowania uczestników, zwłaszcza gdy mają być na nim osoby z zewnętrz. Dzięki temu unikniesz sytuacji, że do spotkania dołączą osoby niezaproszone.
- Sprawdź uczestników spotkania
Weryfikacja uczestników konferencji jest konieczna. Monitoruj listę uczestników. Jeśli pojawi się ktoś, kogo nie znasz lub masz trudności z jego identyfikacją, poproś o potwierdzenie tożsamości. Jeśli to możliwe, użyj funkcji wirtualnej poczekalni, aby zweryfikować tożsamość uczestników przed wpuszczeniem ich na spotkanie. Niektóre programy do obsługi wideokonferencji umożliwiają zablokowanie spotkania po rozpoczęciu, tak aby nikt więcej nie mógł do niego dołączyć bez zgody prowadzącego.
- Zdefiniuj role i uprawnienia uczestników
Ustaw uprawnienia uczestników w taki sposób, aby ograniczyć możliwość udostępniania ekranu, przesyłania plików i kontrolowania mikrofonów. Rozważ udział w spotkaniu osoby moderatora, który będzie zarządzał uprawnieniami uczestników w trakcie spotkania.
- Zadbaj o właściwą komunikację za pomocą czatu
Jeśli podczas Twojego spotkania zezwalasz uczestnikom na korzystanie z czatu, zadbaj o jego moderację, aby zapewnić, że rozmowy będą przebiegały w sposób kontrolowany i bezpieczny. Wyznacz moderatora, który będzie monitorował treści pojawiające się na czacie, usuwał nieodpowiednie lub obraźliwe wiadomości, odpowiadał na pytania uczestników oraz kierował dyskusję na właściwe tory. Moderacja czatu pozwala również na unikanie spamu oraz zapobieganie potencjalnym naruszeniom prywatności lub bezpieczeństwa.
- Skonfiguruj ustawienia dźwięku i kamery
W ustawieniach domyślnych wydarzenia dobrze jest ustawić wyciszanie mikrofonów uczestników po wejściu na wideokonferencję oraz ich kamery. Dźwięk i kamerę można włączać indywidualnie, aby uniknąć niepożądanych zakłóceń lub szumów w tle.
- Poinformuj o nagrywaniu
Jeśli spotkanie ma być nagrywane (i masz na to pozwolenie), pamiętaj żeby poinformować o tym uczestników.
- Zadbaj o bezpieczne udostępnianie ekranu
Jeśli podczas spotkania będziesz udostępniać ekran komputera, pamiętaj, aby najpierw zamknąć wszystkie inne aplikacje i ukryć poufne pliki z pulpitu. Wyłącz również wszelkie powiadomienia z aplikacji. Pomoże to uniknąć przypadkowego upublicznienia poufnych lub wstydliwych informacji podczas udostępniania ekranu komputera.Zamiast pokazywać cały ekran komputera, wybierz udostępnianie wyłącznie widoku konkretnej aplikacji, którą chcesz zaprezentować.
Projekt finansowany ze środków Ministra Cyfryzacji.
- Artykuł wyraża jedynie poglądy autorów i nie może być utożsamiany z oficjalnym stanowiskiem Ministra Cyfryzacji.
